Erklärung zur Unternehmensführung

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Erklärung der Geschäftsführer und des Aufsichtsrats der NorCom Information Technology GmbH & Co. KGaA zur Unternehmensführung gemäß §§ 289f Abs. 1, 315d HGB

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1. Erklärung gemäß § 161 AktG

Die Entsprechenserklärung der NorCom Information Technology GmbH & Co. KGaA gemäß § 161 AktG ist in ihrer zum Zeitpunkt der Abgabe dieser Erklärung zur Unternehmensführung aktuellen Fassung mit Datum vom 14. Dezember 2018 hier hinterlegt.

Entsprechenserklärungen früheren Datums sowie etwaige nach dem Zeitpunkt dieser Erklärung zur Unternehmensführung abgegebene Erklärungen gemäß § 161 AktG sind finden Sie hier hinterlegt.

2. Unternehmensführungspraktiken
 

Die NorCom Information Technology GmbH & Co. KGaA bewegt sich auf einem innovativen Markt, der von konstantem Wandel gezeichnet ist.

Die Geschäftsführung der NorCom Information Technology GmbH & Co. KGaA sieht es daher als umso wichtiger an, eine beständige Unternehmenskultur mit klaren Werten zu haben, die eine Richtschnur für das Verhalten darstellt.

Im Code of Conduct legt NorCom die Grundpfeiler dieser Kultur fest. Die Inhalte des Code of Conduct wurden auf Geschäftsführerebene definiert. Durchgesetzt und angewendet werden sie jedoch auf allen Ebenen der Organisation.

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NorCom agiert in Übereinstimmung mit allen relevanten rechtlichen und ethischen Normen und erwartet von ihren Geschäftspartnern dasselbe. Das deutsche Rechtssystem gilt für alle Geschäftsaktivitäten des Unternehmens und die kulturellen und ethischen Werte der Länder, in denen NorCom aktiv ist, werden respektiert.

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Die in der europäischen Sozialcharta definierten sozialen Rechte sind für den gesamten Konzern obligatorisch. NorCom hält diese Rechte in allen Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten, Partnern und dritten Parteien ein. 

Das NorCom Management verpflichtet sich zu guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung, wie sie im Deutschen Corporate Governance Kodex definiert ist. Ziel ist, unternehmensweit in allen Geschäftsbereichen nachhaltiges organisches Wachstum über dem Marktdurchschnitt zu erzielen. 

Transparenz und Ehrlichkeit lauten die Leitlinien bei allen Kommunikationsaktivitäten. Die Öffentlichkeit erhält zeitnah Zugang zu Informationen, die das Unternehmen betreffen.

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NorCom bezieht ökologische Überlegungen in alle Entscheidungen und Aktivitäten ein. Bei den Mitarbeitern soll ein Bewusstsein für Umweltbelange geschaffen werden und sie sind dazu angehalten, verantwortlich zu arbeiten. Als Unternehmen verwendet NorCom umweltfreundliche Produkte, plant Reisen effizient und verzichtet auf bzw. ersetzt schädliche Materialien.

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3. Arbeitsweise von Geschäftsführer und Aufsichtsrat

Die Geschäftsführer der NorCom Verwaltungs GmbH als persönlich haftende Gesellschafterin der NorCom Information Technology GmbH & Co. KGaA führen die Geschäfte der Gesellschaft unter Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters nach den Vorschriften der Gesetze, der Satzung, der Geschäftsordnung, des Geschäftsverteilungsplans und der Dienstverträge und beachten die Empfehlungen des Corporate Governance Kodex.

Der Geschäftsführer Herr Viggo Nordbakk fungiert als CEO, der zweite Geschäftsführer Herr Dr. Tobias Abthoff verantwortet insbesondere das Business Development und das operative Geschäft.

Die Geschäftsführer führen die Geschäfte der Gesellschaft gesamtverantwortlich nach einheitlichen Zielsetzungen, Plänen und Richtlinien. Unbeschadet der Gesamtverantwortung der Geschäftsführung handelt jedes Mitglied in dem ihm zugewiesenen Ressort eigenverantwortlich, ist aber gehalten, die ressortbezogenen Interessen stets dem Gesamtwohl des Unternehmens unterzuordnen. Unbeschadet ihrer Ressortzuständigkeit verfolgen die Geschäftsführer sämtliche für den Geschäftsablauf der Gesellschaft entscheidenden Daten laufend, um jederzeit auf die Abwendung drohender Nachteile, auf wünschenswerte Verbesserungen oder auf zweckmäßige Änderungen in geeigneter Weise hinwirken zu können.

Die Mitglieder der Geschäftsführung arbeiten kollegial zusammen. Sie unterrichten sich gegenseitig laufend über wichtige Maßnahmen und Vorgänge in ihren Geschäftsbereichen. Die Geschäftsführer koordinieren die ressortbezogenen Vorgänge mit den Gesamtzielen und Plänen des Unternehmens.

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Die Unternehmensführung der NorCom Information Technology GmbH & Co. KGaA ist durch eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit von Geschäftsführern und Aufsichtsrat bestimmt. Regelmäßig, zeitnah und umfassend informieren die Geschäftsführer der NorCom Information Technology GmbH & Co. KGaA den Aufsichtsrat über alle relevanten Aspekte der Unternehmensplanung, der strategischen Geschäftsentwicklung sowie der Lage des Konzerns einschließlich der Risiken. Sämtliche Entscheidungen und Aktivitäten des Unternehmens basieren auf einer engen Abstimmung zwischen Geschäftsführern und Aufsichtsrat.

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Darüber hinaus werden dem Aufsichtsrat Informationen und Unterlagen zu betriebswirtschaftlichen Auswertungen, wie Soll-Ist-Vergleiche, Cash-Flow Report und Informationen über zu erwartende Aufträge, zur Verfügung gestellt. Außerdem haben die Geschäftsführer dem Aufsichtsratsvorsitzenden in allen Angelegenheiten, die für die Gesellschaft von besonderem Gewicht sind, Bericht zu erstatten.

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Der Aufsichtsrat führt seine Geschäfte nach den Vorschriften der Gesetze, der Satzung und der Geschäftsordnung und beachtet die Empfehlungen des Corporate Governance Kodex. Der Aufsichtsrat wählt einen Vorsitzenden, der ermächtigt ist, Willenserklärungen des Aufsichtsrats im Namen des Aufsichtsrats abzugeben und entgegen zu nehmen. Der Aufsichtsrat hält mindestens vier Sitzungen im Kalenderjahr ab, über die Niederschriften angefertigt werden.

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4. Angaben zu den Festlegungen nach § 76 Abs. 4 und § 111 Abs. 5 AktG

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Die Geschäftsführer von Gesellschaften, die börsennotiert sind oder der Mitbestimmung unterliegen, hat nach § 76 Abs. 4 AktG eine Zielgröße für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb der Geschäftsführung festzulegen.

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Diese definierte Festlegung gibt es bei der NorCom aufgrund der geringen Personalzahl in diesem Bereich nicht, allein die fachliche Qualifikation ist ausschlaggebend. Die mindestens zu erreichende Zielgröße ist damit 0 %.

Die Geschäftsführer sind jedoch bemüht, Frauen bei gleicher Qualifikation den Vorzug zu geben, um den Anteil von Frauen auf der Führungsebene zu erhöhen.

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Nach § 111 Abs. 5 AktG hat der Aufsichtsrat von Gesellschaften, die börsennotiert sind oder der Mitbestimmung unterliegen, für den Frauenanteil im Aufsichtsrat und im Vorstand Zielgrößen und Fristen zu deren Erreichung festzulegen. 

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Auch hier gibt es keine definierte Festlegung bei der NorCom aufgrund der geringen Personenzahl. Derzeit besteht der Aufsichtsrat aus einer Frau und zwei Männern. Die mindestens zu erreichende Zielgröße wurde daher bei 30 % gesetzt. Nähere Ausführungen hierzu finden sich auch in der Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Bericht.

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München, im April 2019

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Die Geschäftsführer

Viggo Nordbakk                  Dr. Tobias Abthoff

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